Privacyverklaring Coffee Class
Coffee Class gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. In deze verklaring leest u welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens delen en welke rechten u hebt.
1. Wie is verantwoordelijk?
Coffee Class, de onderneming van Mike van Es, is verantwoordelijk voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven.
Wateringen 23, 5236 SH ’s-Hertogenbosch, Nederland
KvK: 76262294 | Btw: NL003068653B36
E-mail: info@coffeeclass.nl | Telefoon: +31 6 24377601
Website: coffeeclass.nl
Deze verklaring geldt voor bezoekers van coffeeclass.nl, webshopklanten en contactpersonen van zakelijke klanten, leveranciers en opdrachtgevers. Zij geldt voor onze verkoop van koffie, thee en tools, zakelijke leveringen, afspraken over apparatuur en service, huur en onze dienstverlening op evenementen.
2. Welke gegevens verwerken wij?
Klantgegevens, bestellingen en dienstverlening
Afhankelijk van uw bestelling of contact verwerken wij uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, factuur- en afleveradres en, bij zakelijke afspraken, bedrijfsnaam en contactpersoon. Voor zakelijke facturen kunnen ook relevante KvK- en btw-gegevens nodig zijn. Ondernemingsgegevens vallen onder deze verklaring voor zover zij naar een persoon te herleiden zijn.
Wij verwerken daarnaast offertes, bestelgegevens, bedragen, betaalmethode, transactiereferentie, betaalstatus, terugbetalingen, levering, retouren, garantie- en servicegegevens en correspondentie. Bij apparatuur, huur en evenementen gaat het ook om de uitvoeringslocatie, planning en praktische afspraken. Bij gebruik van een klantaccount verwerken wij de gegevens die nodig zijn voor het account en uw bestelgeschiedenis.
Websitegebruik en communicatie
Bij websitebezoek kunnen IP-adres, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina’s, interacties, verwijzende website en bezoeker- of sessie-identificatoren worden verwerkt. Statistiek- en marketingdiensten kunnen deze gegevens combineren met bezoek- of bestelinteracties. Via e-mail, formulieren of WhatsApp ontvangen wij de gegevens die u zelf meestuurt. Openbare beoordelingen kunnen uw weergegeven naam, score en reviewtekst bevatten.
Waar komen de gegevens vandaan?
Wij ontvangen gegevens van u, via onze website, van een zakelijke opdrachtgever die een contactpersoon doorgeeft en van betaal- en bezorgdiensten, bijvoorbeeld als betaal- of bezorgstatus. Als wij uw gegevens van een ander ontvangen, informeren wij u overeenkomstig de AVG, in beginsel binnen één maand en eerder bij het eerste contact of de eerste verstrekking.
Gegevens die nodig zijn voor een bestelling, factuur of afspraak zijn noodzakelijk om die uit te voeren. Zonder die gegevens kunnen wij bijvoorbeeld niet bezorgen of een afspraak afstemmen. Toestemming voor statistieken en marketing is vrijwillig en geen voorwaarde om te bestellen.
3. Waarom gebruiken wij uw gegevens?
3.1 Offertes, bestellingen en uitvoering
Wij gebruiken klant-, bestel- en betaalgegevens om gevraagde offertes te maken, bestellingen te verwerken, betalingen en bezorging te regelen en retouren, garantie en service af te handelen. Bij apparatuur, huur en evenementen gebruiken wij gegevens om afspraken voor te bereiden, uit te voeren en af te wikkelen. Als u zelf contractspartij bent, is de grondslag de uitvoering van een overeenkomst of de voorbereiding daarvan op uw verzoek (artikel 6 lid 1 onder b AVG).
3.2 Zakelijke contactpersonen
Als u namens een organisatie contactpersoon bent, verwerken wij uw zakelijke contactgegevens op grond van ons gerechtvaardigde belang bij een goede zakelijke samenwerking (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Wij moeten leveringen, offertes, betalingen, service en evenementen kunnen afstemmen. Wij beperken dit gebruik tot wat daarvoor nodig is en wegen uw privacybelangen mee.
3.3 Administratie en wettelijke verplichtingen
Wij gebruiken Visma eAccounting voor boekhouding, facturen en offertes. Het bewaren van de benodigde fiscale administratie berust op een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 onder c AVG). Het maken van een offerte berust op de voorbereiding van een overeenkomst of, bij een zakelijke contactpersoon, op het hierboven beschreven gerechtvaardigde belang. Ook gebruiken wij gegevens om aan wettelijke verplichtingen rond privacyverzoeken te voldoen.
3.4 Contact, klachten en beveiliging
Wij gebruiken uw gegevens om vragen te beantwoorden en klachten of problemen op te lossen. Bij een lopende bestelling of afspraak is dit onderdeel van de overeenkomst. Voor overige contacten en noodzakelijke beveiliging, fraudepreventie en bescherming van rechtsvorderingen berust de verwerking op ons gerechtvaardigde belang bij bereikbare dienstverlening en bescherming van onze klanten, website en onderneming (artikel 6 lid 1 onder f AVG).
3.5 Statistieken en marketing
Wij gebruiken Google Analytics en andere ingeschakelde statistiekfuncties om websitegebruik, bezoekbronnen en het gebruik van de webshop te begrijpen en de site te verbeteren. Voor statistiek- en marketingtechnieken vragen wij vooraf toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG). Na uw keuze kunnen ingeschakelde marketingdiensten bezoeken, interacties en conversies meten en interesses afleiden voor advertenties. De precieze technieken staan in het cookiebeleid.
Wij tonen producten via Google Merchant Center en Meta. Hiervoor gebruiken wij productinformatie zoals titel, afbeelding, prijs en beschikbaarheid. Als u via een platform contact opneemt of een bestelling plaatst, verwerken wij de daarbij ontvangen klantgegevens voor dat contact of die bestelling. Voor aanvullende tracking of advertentiemeting geldt uw toestemmingskeuze.
3.6 Journal, beoordelingen en bijzondere gegevens
Wij delen informatie via het Journal op de website en verzenden momenteel geen nieuwsbrief. Voor het tonen van openbare beoordelingen is ons gerechtvaardigde belang het informeren van klanten over ervaringen met Coffee Class; wij houden daarbij rekening met de privacy van de beoordelaar.
Stuur alleen gegevens die nodig zijn voor uw vraag of afspraak. Als een persoonsgebonden dieet- of allergiewens voor een evenement noodzakelijk is, verwerken wij de daarin besloten gezondheidsinformatie uitsluitend met uw uitdrukkelijke toestemming, voor zover de AVG die toestemming vereist.
4. Met wie delen wij gegevens?
Voor onze dienstverlening gebruiken wij onderstaande partijen en technieken. Externe partijen ontvangen alleen gegevens voor zover dat nodig is voor de dienst of u daarvoor toestemming hebt gegeven. Gekoppelde dienstnamen verwijzen naar de privacy-informatie van de aanbieder. Sommige technieken verwerken gegevens lokaal op onze website of in uw browser.
| Dienst / partij | Gebruik van gegevens |
|---|---|
| Website en e-mail | WordPress en WooCommerce vormen de basis van onze webshop. TransIP verzorgt hosting en zakelijke e-mail. Hierbij gaat het om website-, klant- en communicatiegegevens. Gebruik van de software betekent niet dat alle bestelgegevens automatisch met de softwaremaker worden gedeeld. |
| Administratie | Visma eAccounting verwerkt de gegevens die nodig zijn voor onze boekhouding, facturen en offertes, zoals klant- en bedrijfsgegevens, bedragen en administratieve gegevens. |
| Bezorging | DPD ontvangt de benodigde naam, afleveradres, contact- en verzendgegevens om pakketten te bezorgen en de bezorging af te stemmen. |
| Betalingen | SumUp, WooPayments en PayPal verwerken gegevens voor de gekozen betaling, terugbetaling, beveiliging en hun wettelijke verplichtingen. WooPayments werkt met Stripeen een verbonden WordPress.com-account van Automattic. Welke partijen gegevens ontvangen, hangt af van uw betaalmethode. |
| Websiteanalyse | Google Analytics en ingeschakelde statistiekfuncties van onder meer Automattic/Jetpack, Sourcebuster JS en Posts View Counter verwerken bezoek- en interactiegegevens voor statistieken. Bezoekbron- en sessiegegevens kunnen bij webshopstatistieken aan een bestelling worden gekoppeld. |
| Productvermeldingen | Google Merchant Center en Meta ontvangen productinformatie voor onze catalogus. Klant-, bezoek- of conversiegegevens worden alleen verwerkt voor de betreffende klantinteractie of een ingeschakelde meetfunctie met de vereiste grondslag. |
| Externe inhoud | Bij externe inhoud of contactfuncties kunnen Google-diensten, Wistia, Trustindex, Facebook/Instagram, LinkedIn, TikTok, Pinterest, WhatsApp en X technische of door u verstrekte gegevens ontvangen. Dit hangt af van de geactiveerde inhoud, uw gebruik en uw toestemmingskeuze; denk aan video’s, kaarten, beoordelingen, lettertypen en sociale functies. |
| Cookievoorkeuren | De Complianz-plugin ondersteunt het bewaren van uw cookievoorkeuren in uw browser, bijvoorbeeld gekozen categorieën en de geldigheid van uw keuze. |
Verwerkers gebruiken gegevens in onze opdracht en onder de daarvoor geldende verwerkersafspraken. Betaal-, bezorg- en platformdiensten kunnen voor eigen wettelijke verplichtingen of eigen diensten ook zelfstandig verantwoordelijk zijn. Hun privacy-informatie beschrijft dat gebruik. Wij kunnen daarnaast gegevens verstrekken aan adviseurs, bevoegde autoriteiten of juridische dienstverleners wanneer dat noodzakelijk is voor een wettelijke verplichting of rechtsvordering.
5. Verwerking buiten de EER
Internationale aanbieders, waaronder Google, Meta, Automattic, Stripe, PayPal en Wistia, kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken of toegankelijk maken, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Een Europese vestiging betekent dus niet dat alle verwerking binnen de EER blijft.
Voor dergelijke doorgiften moeten de waarborgen uit de AVG gelden. Dat kan een adequaatheidsbesluit zijn, waaronder het EU-VS Data Privacy Framework voor een ontvanger die daar geldig onder valt, of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen met zo nodig aanvullende waarborgen. De toepasselijke informatie staat bij de betreffende aanbieder. U kunt ons via info@coffeeclass.nl vragen naar de doorgifte en een kopie of toelichting op de relevante waarborgen.
6. Cookies, statistieken en externe inhoud
Onze website gebruikt cookies, lokale opslag, scripts en pixels. Noodzakelijke technieken ondersteunen de winkelwagen, afrekenen, beveiliging en uw cookiekeuze. Voor strikt noodzakelijke technieken gelden wettelijke uitzonderingen op de toestemmingsplicht.
Voor statistieken en marketing vragen wij vooraf uw toestemming. U kunt categorieën weigeren en uw keuze wijzigen of intrekken via “Toestemming beheren” op de website. Uw toestemming geldt voor de gekozen categorieën. U kunt ook zonder deze toestemming bestellen; bepaalde externe inhoud kan dan niet beschikbaar zijn.
Google Analytics verwerkt bezoek- en apparaatgegevens en online identificatoren. Volgens Google worden EU-IP-adressen niet opgeslagen; tijdens verzameling kunnen zij wel worden gebruikt voor een geschatte locatie. Meetgegevens kunnen persoonsgegevens zijn. Ook externe video’s, kaarten, lettertypen en sociale functies kunnen technische gegevens, zoals uw IP-adres, aan hun aanbieder doorgeven.
Het aparte cookiebeleid bevat cookienamen, functies, aanbieders en looptijden. De cookielevensduur verschilt van de bewaring van bestel- of meetgegevens. U kunt cookies ook via uw browser verwijderen.
7. Hoelang bewaren wij gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het beschreven doel, een wettelijke bewaarplicht of een noodzakelijke rechtsvordering. Waar geen vaste termijn geldt, bepalen de hieronder genoemde criteria hoelang gegevens nodig blijven.
| Gegevens | Bewaartermijn of criterium |
|---|---|
| Fiscale administratie | De wettelijk te bewaren basisadministratie bewaren wij zeven jaar. De termijn begint wanneer de gegevens niet meer actueel zijn. Voor gegevens die onder een toepasselijke OSS-btw-regeling vallen, geldt de wettelijke termijn van tien jaar. |
| Offertes, orders en diensten | Tijdens voorbereiding, uitvoering en afwikkeling van de afspraak. Daarna bewaren wij alleen het noodzakelijke deel voor een wettelijke verplichting of mogelijke rechtsvordering, rekening houdend met de toepasselijke verjaring en eventuele stuiting. |
| Contact en klachten | Tot de vraag of klacht is afgehandeld en noodzakelijke opvolging is afgerond. Langer bewaren gebeurt alleen voor een concrete wettelijke verplichting of rechtsvordering. Een fiscale bewaarplicht geldt niet automatisch voor alle berichten. |
| Klantaccounts | Tijdens het gebruik van het account en tot de afsluiting is verwerkt. Gegevens die afzonderlijk nodig blijven voor een factuur, wettelijke verplichting of rechtsvordering worden daarvoor beperkt bewaard. |
| Statistieken en tracking | Cookies en lokale opslag: volgens de looptijden in het actuele cookiebeleid. Meetgegevens: afhankelijk van het soort gegevens, de laatste relevante activiteit en de ingestelde automatische verwijdercyclus. Wij beoordelen de noodzaak voor analyse van gebruikspatronen en vergelijkingsperioden. Niet meer benodigde herleidbare meetgegevens worden verwijderd of geanonimiseerd. |
| Toestemming en beveiliging | Cookies die uw gekozen categorieën vastleggen hebben volgens het actuele cookiebeleid een looptijd van 365 dagen. Bewijs van toestemming blijft nodig zolang het gebruik moet worden verantwoord. Beveiligingsgegevens blijven nodig voor het afhandelen van incidenten. Back-ups volgen de noodzakelijke herstel- en overschrijfcyclus. |
| Persoonsgebonden allergiewens | Alleen zolang nodig voor de afgesproken uitvoering, tenzij een concrete rechtsvordering verdere beperkte bewaring noodzakelijk maakt. |
Wanneer de reden voor bewaring vervalt, verwijderen wij gegevens of maken wij ze onomkeerbaar anoniem. Back-ups worden binnen de herstelcyclus gewist of overschreven; bij herstel worden geldige verwijderverzoeken opnieuw toegepast.
8. Beveiliging en automatische functies
Wij dragen zorg voor passende technische en organisatorische beveiliging tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Wij stemmen de maatregelen af op de aard van de gegevens en de risico’s. Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot wat voor de betreffende werkzaamheden nodig is. Een vermoeden van misbruik of een probleem met uw gegevens kunt u melden via info@coffeeclass.nl.
De koffiekeuzehulp geeft een productadvies op basis van uw antwoorden over smaak en gebruik. U beslist zelf of u een product koopt. Marketingdiensten kunnen, na de vereiste toestemming, interesses afleiden voor advertenties. Betaalproviders kunnen automatische controles uitvoeren voor fraude, risico’s of wettelijke verplichtingen; zij lichten hun eigen verwerkingen toe in hun privacy-informatie. Neem contact met ons op als u hierover een vraag hebt bij uw bestelling.
9. Uw privacyrechten
U hebt de onderstaande rechten voor zover de voorwaarden uit de AVG van toepassing zijn. Een wettelijke bewaarplicht kan bijvoorbeeld betekenen dat wij een factuur nog niet mogen verwijderen.
Inzage, correctie, verwijdering en beperking
U kunt vragen of wij gegevens over u verwerken en om inzage en een kopie verzoeken. U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren en onvolledige gegevens laten aanvullen. U kunt om verwijdering vragen als er geen geldige reden meer bestaat om gegevens te verwerken. In de wettelijke situaties kunt u ook vragen het gebruik te beperken, bijvoorbeeld tijdens onderzoek naar de juistheid van gegevens.
Bezwaar en intrekken van toestemming
Bij verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang kunt u vanwege uw persoonlijke situatie bezwaar maken. Wij stoppen dan, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen die zwaarder wegen, of de verwerking nodig is voor een rechtsvordering. Tegen direct marketing, inclusief daarmee samenhangende profilering, kunt u altijd zonder opgave van reden bezwaar maken; dat gebruik stopt dan.
U kunt toestemming op ieder moment intrekken. Dit verandert niet de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking. Voor cookievoorkeuren gebruikt u “Toestemming beheren” op de website; voor andere toestemmingen kunt u ons benaderen.
Gegevensoverdraagbaarheid
Voor door u verstrekte gegevens die wij geautomatiseerd verwerken op grond van toestemming of een overeenkomst, kunt u waar het recht geldt een gangbaar, gestructureerd en machineleesbaar bestand krijgen. Waar technisch mogelijk kunt u vragen om rechtstreekse overdracht aan een andere organisatie.
Een verzoek of klacht indienen
Stuur uw verzoek naar info@coffeeclass.nl of per post naar Coffee Class, Wateringen 23, 5236 SH ’s-Hertogenbosch. Wij kunnen aanvullende informatie vragen als dat redelijkerwijs nodig is om uw identiteit vast te stellen. Stuur niet op voorhand een volledige kopie van uw identiteitsbewijs.
Wij reageren zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij informeren u dan binnen de eerste maand over de reden. Verzoeken worden in beginsel kosteloos behandeld. Bij een weigering leggen wij de reden en uw mogelijkheden om daartegen op te komen uit.
U kunt rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Vooraf contact opnemen met Coffee Class is daarvoor niet verplicht. Wij helpen u uiteraard graag als wij uw vraag of klacht kunnen oplossen.
10. Wijzigingen
Wij passen deze verklaring aan als onze dienstverlening of verwerking verandert. De actuele versie staat op de website; bovenaan vindt u de datum van de laatste bijwerking. Bij een nieuw verwerkingsdoel informeren wij u vooraf en vragen wij nieuwe toestemming als dat nodig is. Een wijziging van deze verklaring geldt niet als toestemming.